2015-05 Toegang tot het dossier in de jeugdhulp

Jonas, 17 jaar, verblijft residentieel in een voorziening voor Personen met een handicap. Hij wil zicht krijgen op welke gegevens de voorziening over hem heeft. Kan dit?

Malika, geboren in 1996, werd in 2003 door de jeugdrechter toevertrouwd aan een pleeggezin, waar zij nog steeds verblijft. Malika wil nu graag zelf haar rechtbankdossier inkijken, kan dit ?

 

Inleiding: wat is een dossier?

Elke betrokkene in de jeugdhulp heeft recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard dossier. Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp formuleerde dit als een recht voor de minderjarige, het nieuwe decreet Integrale Jeugdhulp bepaalt dit als een machtiging tot verwerking van persoonsgegevens. Dit dossier kan gegevens bevatten over de minderjarige, de hulp die hij/zij krijgt en andere mensen die in het dossier betrokken zijn. In het geval van pleegzorg kan een dossier ook informatie over het gezin van de minderjarige, de pleegouders en de omgangsregeling bevatten.
Het dossier dient verschillende doelen: het is de externe harde schijf van de begeleider, maar dient ook om minderjarige, ouders, en leefomgeving te informeren en te betrekken bij wat de hulpverlener doet. Het dossier helpt ook bij het informeren en betrekken van andere hulpverleners of verwijzers. En tenslotte zullen hulpverleners (persoons)gegevens moeten bewaren om zich te verantwoorden ten opzichte van hun subsidiegever en zorginspectie.
Het dossier is geen verzameling van alle mogelijk interessante informatie. Er wordt verwacht van begeleiders en hulpverleners dat zij afwegen welke informatie moet bewaard worden om een goede zorg te kunnen bieden.

“Het dossier” omvat die gegevens die relevant zijn voor de hulpverlening. Zodra die gegevens informatie over bepaalde personen inhouden, speelt de wet bescherming persoonsgegevens, en mogelijk ook andere, specifieke regelgeving, zoals in de jeugdhulp.

Verschillende instanties in de jeugdhulp moeten of kunnen een dossier bijhouden.
De Intersectorale Toegangspoort (ITP), die beslist over het al dan niet toekennen van de niet rechtstreeks toegankelijke hulpmodules, houdt een elektronisch dossier bij met de hulpverleningsaanvraag voor een minderjarige en de eventuele latere wijzigingen.
Het elektronisch dossier bevat de identificatiegegevens van de jeugdhulpaanbieder die de minderjarige aanmeldde bij de toegangspoort; de identificatiegegevens van de aangemelde minderjarige, zijn ouders of zijn opvoedingsverantwoordelijken en van andere betrokkenen. Daarnaast worden ook de noodzakelijke gegevens voor de indicatiestelling bewaard, evenals het indicatiestellingsverslag en de jeugdhulpverleningsbeslissing of -voorstel.
Daarnaast moeten ook de jeugdhulpvoorzieningen een dossier bijhouden met de persoonsgegevens van de mensen die zij begeleiden. Bij anonieme hulpverlening, zoals bij een Jongeren Advies Centrum van een CAW, zullen de notities geen identificatiegegevens bevatten. In die zin is er niet steeds .een verplichting om een dossier op te maken.
Wordt een gemandateerde voorziening (=GV) (Vertrouwenscentrum Kindermishandeling (= VK) of Ondersteuningscentrum Jeugdzorg (=OCJ)) ingeschakeld omdat er sprake is van verontrusting, dan maken ook zij een eigen dossier aan.
Is er sprake van gerechtelijke jeugdhulpverlening dan houden zowel de sociale dienst voor gerechtelijke jeugdhulpverlening (=SDJ) én de griffie van de jeugdrechtbank (=JRB) elk hun dossier over de hulp aan de minderjarige bij.

De regels van het DRM gelden voor het dossier in de sectoren van de Integrale jeugdhulp (Centra Integrale Gezinszorg, Pleegzorg, Personen met een Handicap, Kind en Gezin, Centra voor Leerlingenbegeleiding, Bijzondere Jeugdbijstand, Algemeen Welzijnswerk en Geestelijke gezondheidszorg). Er wordt een uitzondering gemaakt voor de medische gegevens. De toegang tot de medische gegevens wordt door de wet bescherming verwerking persoonsgegevens en de wet Patiëntenrechten geregeld. Lees daarover het artikel ‘Toegang tot het medisch dossier’.

 

Toegang tot het dossier van jeugdhulpinstanties en jeugdhulpverleners

Een recht op toegang is niet gelijk aan een recht op inzage in het dossier. Inzage is wel het uitgangspunt, indien mogelijk. Wanneer bepaalde gegevens in het dossier ook betrekking hebben op een derde en volledige inzage een inbreuk kan uitmaken op het recht op privacy van de derde wordt de toegang tot deze gegevens verstrekt via een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage.

Soms zijn alle betrokken partijen het eens over het delen van informatie. Betrokken zijn zowel de personen over wie het gaat, als de personen die de informatie bijhouden, als de personen die de informatie willen krijgen. Met ieders akkoord is er dan geen bijkomende wetsbepaling nodig om persoonsgegevens te delen: er is immers toestemming. De hulpverlener kan wel van oordeel zijn dat, ondanks de toestemming, zijn beroepsgeheim primeert. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat het niet in het belang van de betrokkenen is om bepaalde informatie over andere personen te kennen, of omdat er vrees is dat deze informatie zou worden gebruikt voor andere doeleinden dan de hulpverlening. Het is ook mogelijk dat de regelgeving hem niet toelaat het dossier op die manier open te stellen, bijvoorbeeld met betrekking tot gerechtelijke gegevens.

Wanneer er geen toestemming is, hebben sommige personen toch het ‘recht op’ toegang tot bepaalde persoonsgegevens, omdat hiervoor een wettekst bestaat die dat recht toekent.

Zo zal het beroepsgeheim niet (of slechts uitzonderlijk) kunnen ingeroepen worden voor informatie die de persoon zelf betreft. De wet bescherming verwerking persoonsgegevens bepaalde reeds in 1992 dat iedereen het recht heeft om de eigen persoonsgegevens te lezen en indien nodig te verbeteren.
Het decreet rechtspositie van de minderjarige in de jeugdhulp (DRM) en het decreet integrale jeugdhulp (DIJH) voegden daar een extra categorie aan toe: ook ‘contextuele’ gegevens moeten beschikbaar zijn voor wie begeleid wordt door de jeugdhulp. Contextuele gegevens zijn die gegevens die tegelijk de persoon die toegang vraagt en een of meer andere personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem, betreffen. Het cliëntsysteem bestaat uit 1° de minderjarige; 2° de ouders; 3° de opvoedingsverantwoordelijken; 4° de personen uit de leefomgeving van de minderjarige die met hem samenwonen op het ogenblik van de uitoefening van het recht op toegang.
De regels uit de decreten gelden niet voor het dossier van de Jeugdrechtbank. De rechterlijke organisatie wordt immers geregeld door federale wetten.

1. Principe

Het uitgangspunt voor het recht op toegang tot het dossier is hetzelfde in het DRM en het DIJH. Het DIJH legt de regels vast voor de ITP, de GV en de SDJ. Beide decreten zijn tegelijk van toepassing. De minderjarige heeft toegang tot gegevens die over hem (in relatie tot anderen) gaan vanaf het ogenblik dat hij ‘een redelijke beoordeling van zijn belangen’ kan maken. Er wordt vermoed dat de minderjarige in staat is deze beoordeling te maken wanneer hij twaalf jaar of ouder is. Het gaat om een weerlegbaar vermoeden, waardoor de hulpverlener geval per geval kan beoordelen of de minderjarige daar effectief toe in staat is, ook indien de minderjarige jonger is dan twaalf jaar. De minderjarige heeft recht op uitleg over de gegevens in zijn dossier, als hij bepaalde zaken niet begrijpt, of waarom bepaalde informatie opgenomen wordt in het dossier. De minderjarige heeft recht op een afschrift (verslag) van de gegevens waartoe hij toegang heeft. De minderjarige kan zich ertegen verzetten dat een bepaalde persoon uit zijn cliëntsysteem bepaalde informatie over hem zou kunnen lezen. Dit verzet moet gemotiveerd worden door de jongere. Het is niet de bedoeling dat een ouder op die wijze geen enkele informatie over de minderjarige meer zou kunnen lezen, maar het is mogelijk dat bepaalde informatie moet worden afgeschermd omdat de ouders hier niet op pedagogisch verantwoorde manier mee zouden omgaan.

De minderjarige heeft toegang tot:

  • gegevens die hij zelf aanbracht,
  • gegevens die derden over hem aanbrachten, tenzij de betrokken derden deze gegevens als vertrouwelijk bestempelden
  • contextuele gegevens die ook over hemzelf gaan.

De toegang moet uiterlijk 15 dagen na de aanvraag worden verleend.

Het toegangsrecht geldt niet voor alle gegevens die opgenomen zijn in het hulpverleningsdossier. Uitzonderingen zijn:

  • De vertrouwelijkheidsexceptie: Gegevens die vrijwillig door een derde zijn meegedeeld en door die derde als vertrouwelijk werden bestempeld. Bij de ITP, GV en SDJ is de dossierhouder bevoegd om te beslissen dat de bescherming van de vertrouwelijkheid niet opweegt tegen de bescherming van het recht op toegang, zodat er toch toegang wordt verleend.
  • De gerechtelijke exceptie: Stukken die (exclusief) werden opgesteld ten behoeve van de gerechtelijke overheden. Deze bepaling verhindert niet dat verslagen samen met minderjarige, ouders of andere betrokkenen kunnen worden opgemaakt. Het betekent wel dat stukken die deel uitmaken van een gerechtelijk dossier, niet via de hulpverlening ter beschikking mogen worden gesteld, en dat de geëigende procedure van de gerechtelijke overheid daarvoor moet worden gevolgd. In het DIJH wordt de gerechtelijke exceptie enkel bepaald voor de sociale dienst gerechtelijke jeugdhulp met betrekking tot stukken die ter beschikking zijn gesteld van de jeugdrechter en daarnaast mag (voor wat PV's betreft) het geheim van het onderzoek niet geschonden worden.       In de vrijwillige jeugdhulp mogen meerderjarigen (voor wie het DRM niet geldt) dus wel gerechtelijke documenten die zich in het hulpverleningsdossier bevinden, inkijken.
  • De agogische exceptie: Gegevens waarover de hulpverleners van oordeel zijn dat het tegen het belang van de minderjarige ingaat om daarover geïnformeerd te worden. Deze bepaling staat enkel in het DRM. Zij is geïnspireerd op een gelijkaardig principe in medische dossiers, nl. de therapeutische exceptie.

2. Zelf of met bijstand van een vertrouwenspersoon

Wanneer een minderjarige het recht op toegang tot zijn dossier niet zelfstandig kan uitoefenen kunnen de ouders de minderjarige vertegenwoordigen. Ouders kunnen, als vertegenwoordigers van hun kind, niet de contextuele gegevens van de minderjarige in relatie tot iemand anders dan zichzelf inkijken. (Bvb bij echtscheiding kan vader zo niet aan informatie over moeder of stiefvader komen). De vertrouwelijkheidsexceptie en gerechtelijke exceptie gelden ook voor hen. De agogische exceptie geldt niet voor de ouders.

Wanneer er sprake is van tegenstrijdige belangen tussen een onbekwame minderjarige en de ouders of wanneer de ouders het recht op toegang niet uitoefenen, dan kan een vertrouwenspersoon van de minderjarige zijn recht op toegang uitoefenen. Elke minderjarige kan zelf een vertrouwenspersoon aanduiden. Deze moet meerderjarig zijn en mag niet rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdhulp aan die minderjarige. De vertrouwenspersoon moet een uittreksel uit het strafregister model 2 (art 596 tweede lid Wetboek Strafvordering) voorleggen aan de jeugdhulpverlener, en moet ondubbelzinnig door de minderjarige aangewezen zijn. Als de minderjarige zelf niet in staat is om een vertrouwenspersoon aan te duiden, dan kan de jeugdhulpvoorziening of de ITP er een voor hem aanduiden.

Voor toegang tot het dossier van ITP, GV en SDJ moet rekening gehouden worden met het decreet IJH. Dit stelt dat iedereen bij de uitoefening van het toegangsrecht naar eigen keuze kan worden bijgestaan door een door het beroepsgeheim gebonden persoon, en voor de minderjarige kan het ook gaan om een personeelslid van de school. Het mag niet gaan om iemand die rechtstreeks betrokken is bij de jeugdhulpverlening die voor de minderjarige wordt georganiseerd.

Op grond van het DIJH heeft iedereen die zijn medewerking verleent aan de jeugdhulp, beroepsgeheim. Degene die door de minderjarige als vertrouwenspersoon is aangesteld conform het DRM, krijgt daardoor automatisch beroepsgeheim, want werkt vanaf dan mee aan de uitvoering van de jeugdhulp. (Meer over het beroepsgeheim lees je in ‘Beroepsgeheim voor dummies’)

Meerderjarige cliënten en ouders kunnen voor hun vertrouwenspersoon geen rechten ontlenen aan het DRM. Voor hun vertrouwenspersoon is vereist dat deze een functie met beroepsgeheim heeft, voordat hij recht heeft op toegang tot het dossier van de ITP, GV en SDJ.

Ouders hebben geen recht op toegang tot het dossier namens een bekwame minderjarige. De bekwame minderjarige kan wel uitdrukkelijk de toestemming geven aan één of beide ouders, of het dossier samen met hen inkijken. De ouder krijgt dan toegang tot de gegevens waartoe de bekwame minderjarige zelf toegang heeft. Wat de contextuele gegevens betreft krijgt de ouder enkel toegang tot de gegevens met betrekking tot zichzelf in relatie tot de minderjarige, tenzij er ook toestemming is van de andere personen over wie informatie is opgenomen en de hulpverlener op basis daarvan het verantwoord vindt om zijn beroepsgeheim ten opzichte van die andere personen te doorbreken.

Ouders en meerderjarige (voormalige) cliënten hebben geen eigen toegangsrecht op basis van het DRM, omdat dit enkel de toegang voor de minderjarige regelt. Wel kunnen zij zich beroepen op de Wet Bescherming Persoonsgegevens om toegang te krijgen tot die gegevens die enkel over hen gaan, en op het DIJH voor de toegang tot de contextuele gegevens bij de ITP, GV en SDJ.
Specifieke sectorale regelgeving kan de wijze van toegang verder uitwerken.

Het toegangsrecht in het DIJH geldt voor iedereen van wie persoonsgegevens worden verwerkt bij de ITP, GV of SDJ. Er wordt wel een termijn aan gekoppeld: 15 dagen na ontvangen van de aanvraag, maar uiterlijk op het ogenblik dat de ITP of GV of de jeugdrechter een beslissing neemt.

3. Specifieke regeling in verschillende jeugdhulpsectoren

Voor de dossiers die door de ITP en de GV elektronisch worden opgeslagen (in de web applicaties Insisto en DoMiNo), kunnen de gegevens na het beëindigen van de jeugdhulp, uitsluitend op vraag van of met schriftelijke toestemming van de betrokkene worden meegedeeld. De betrokkene kan zijn toestemming op elk moment intrekken.
Het opvragen van de dossiers verloopt via de contactpersoon aanmelder van de minderjarige bij de ITP of GV. Meerderjarige (voormalige) cliënten kunnen zelf een verzoek bij de ITP indienen.

In de meeste sectoren wordt uitgegaan van een systeem waarbij de gesubsidieerde voorzieningen het recht op toegang tot de dossiers zelf uitwerken, rekening houdend met de principes uit de algemeen geldende regels van de wet bescherming persoonsgegevens, de wet patiëntenrechten, het DRM en het DIJH.

De door het Agentschap Jongerenwelzijn gesubsidieerde voorzieningen in de Bijzondere Jeugdbijstand en de Centra voor integrale Jeugdzorg zijn onderworpen aan het erkenningsbesluit van (1994) 5 april 2019, dat hen oplegt om het recht op toegang te verwezenlijken conform de geldende regels in andere wetten. Een soortgelijke bepaling geldt voor de diensten voor Pleegzorg. Voor de door het Agentschap georganiseerde gemeenschapsinstellingen werd de regeling van het DRM verduidelijkt in de huisregels en werd een uitgebreide toelichting bij het recht op toegang uitgeschreven.

De Centra voor Geestelijke gezondheidszorg aanzien hun dossiers als medische dossiers, met de specifieke toegangsregeling die daarvoor geldt op basis van de Wet patiëntenrechten. Voor wat betreft de contextuele gegevens is het DRM van toepassing. Eén en ander werd verduidelijkt in een rondzendbrief van het Agentschap Zorg en Gezondheid.

Voor het Algemeen Welzijnswerk werd een sectorprotocol opgesteld dat voldoet aan het Besluit van de Vlaamse regering van 21 juni 2013.

Voor het multidisciplinair dossier bij het CLB is het zo dat zowel de minder- als de meerderjarige leerling een recht op toegang heeft tot de gegevens. Op dit toegangsrecht zijn wel een aantal beperkingen ingevoerd, conform de uitgangspunten van het DRM.
De leerling kan zich bij het uitoefenen van zijn toegangsrecht laten bijstaan door een persoon die gebonden is door het beroepsgeheim of een personeelslid is van de school waar de leerling onderwijs volgt, op ondubbelzinnige wijze door de leerling werd aangewezen en niet rechtstreeks is betrokken bij de jeugdhulpverlening. Voor de CLB’s geldt dus een bijkomende voorwaarde voor de vertrouwenspersoon bij toegang tot het dossier, gelijkaardig aan de bepaling ivm GV, ITP en SD.

De voorzieningen gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een handicap kregen een richtlijn voor de toegang tot het dossier conform het DRM in de vorm van een omzendbrief met bijlage (29 juni 2011) bij het BVR 4 februari 2011, geïnspireerd op het schema van vzw Gielsbos.

De uitvoeringsbesluiten voor de werking van de centra voor kinderzorg en gezinsondersteuning (CKG's) maken hun dossiers toegankelijk op de wijze bepaald door het BVR van 9 november 2012.

De vertrouwenscentra kindermishandeling (VK's) moeten in hun gewone werking voldoen aan het BVR van 17 mei 2002.

Voor de Kind en Gezin preventieve zorg dossiers (= een medisch en psycho-sociaal dossier, waarbij recent het papieren medisch dossier geïntegreerd werd in het elektronisch psychosociaal dossier) worden de regels van het patiëntendossier gevolgd, met onrechtstreekse toegang via een medisch beroepsbeoefenaar.

4. Jeugdrechtbank

Een dossier op de jeugdrechtbank bestaat uit twee delen: een administratief- en een persoonlijkheidsdossier. In het administratief dossier vind je onder meer de processen-verbaal die werden opgesteld en een overzicht van de reeds opgelegde maatregelen. In het persoonlijkheidsdossier vind je de verslagen over het sociaal onderzoek en de hulpverleningsverslagen.

De ouders van de minderjarige en de advocaat van de minderjarige kunnen op basis van art. 55 Jeugdbeschermingswet het gehele dossier inkijken op de griffie van de jeugdrechtbank. De betrokken jongere zelf heeft dit recht niet, of hij nu minderjarig of meerderjarig is.

De burgerlijke partij (= slachtoffer bij de behandeling van een als misdrijf omschreven feit) heeft slechts inzagerecht beperkt tot het administratief dossier.

Andere betrokkenen die niet expliciet vernoemd zijn in art. 55 Jeugdbeschermingswet kunnen het dossier slechts inkijken op de griffie indien het parket dit toestaat. Voor pleegouders, die conform art 46 Jeugdbeschermingswet worden opgeroepen voor de zitting, werd dit door een algemene instructie van het parket toegestaan (omzendbrief Procureurs-Generaal). Wie partij is in een gerechtelijk dossier heeft immers conform het Europees Verdrag voor de rechten van de mens, recht op kennisname van alle relevante stukken in de procedure. Voor pleegzorgers wordt dit mede gebaseerd op grond van de implicaties van een jeugdhulpprocedure op hun recht op ‘family life’.

5. Kopie of rapport

Elke betrokkene, (minderjarige, ouders en opvoedingsverantwoordelijken) heeft recht op een afschrift van de gegevens uit het hulpverleningsdossier waartoe hij toegang heeft. Een kopie als het gaat om inzagerecht, een verslag als het gaat om een andere vorm van toegang. Dit geschrift mag niet worden gebruikt in een (andere) gerechtelijke procedure zoals een echtscheidingsprocedure of een gedwongen opname van een geesteszieke. Om dit te vermijden zal op het geschrift worden aangeduid dat het over een vertrouwelijk document gaat dat enkel kan gebruikt worden voor doeleinden van jeugdhulp.

Kopiename van een (volledig) jeugdrechtbankdossier is wettelijk niet voorzien. Het is wel mogelijk om een kopie van een strafdossier (processen-verbaal, strafrechtelijk onderzoek naar strafbare feiten) te bekomen mits uitdrukkelijke toestemming van het parket en betaling van kopierechten.

 

Casusoplossingen

Casus Jonas:
Jonas is 17 en heeft op basis van het DRM een zelfstandig recht op toegang tot het dossier van de voorziening, tenzij de voorziening bewijst dat hij daar echt niet toe in staat is. Dan zullen zijn ouders dit voor hem mogen, tenzij er sprake is van belangentegenstrijdigheid tussen ouders en zoon. Jonas mag zich ook laten bijstaan door een zelf gekozen vertrouwenspersoon, of als hij zelf niet in staat is om iemand te kiezen, door een door de ITP of voorziening aangeduide vertrouwenspersoon. Voor de medische gegevens zal hij slechts informatie kunnen krijgen via een medisch beroepsbeoefenaar. Een kopie van dergelijke gegevens kan tegen betaling van 10 cent per pagina (maximum 25 euro) bekomen worden.

Casus Malika:
Malika is meerderjarig. Het DRM is op haar niet meer van toepassing, het DIJH wel want zij kreeg verlengde jeugdhulp (perspectiefbiedende pleegzorg) via de ITP. Ook het BVR pleegzorg is nog van toepassing. Haar (contextuele) gegevens kan zij dus nog raadplegen bij de dienst voor pleegzorg en bij de ITP. Het dossier bij de jeugdrechtbank mag zij niet zelf inzien. Inzage in dit dossier verloopt via haar jeugdadvocaat die werd aangesteld om haar bij te staan toen zij minderjarig was. Nochtans staat het parket vaak toe dat meerderjarigen in zulke situatie met hulp van de SDJ het dossier zelf mogen doornemen. Een kopie van het jeugdrechtbankdossier kan zij niet krijgen.


Auteur: Min Berghmans, met dank aan Lydwine Huizinga en Ellen Demey, Steunpunt Jeugdhulp

Bronnen

Medische gegevens:

Over Jeugdrecht.be

Jeugdrecht.be is een initiatief van SAM, steunpunt Mens en Samenleving

Gerealiseerd met de steun van de Vlaamse Overheid

Contactgegevens:

jeugdrecht@samvzw.be

Copyright Jeugdrecht.be